Írjon egy e-mailt a távollétről, mielőtt távozik nyaralni | Hellowork, 13 példa és a hiányzó üzenetek modelljei | Felkiált
13 modell és példa a távolléti e -mail üzenetekre
Contents
- 1 13 modell és példa a távolléti e -mail üzenetekre
- 1.1 Írjon e-mailt a távollétről, mielőtt távozik nyaralni
- 1.2 Készítsen egyértelmű üzenetet
- 1.3 Példa az üzenetekre
- 1.4 Kétnyelvű változat
- 1.5 A személyes érintés
- 1.6 Buktató
- 1.7 Hogyan lehet aktiválni az üzenetet ?
- 1.8 További hírek a pro life -ról
- 1.9 13 modell és példa a távolléti e -mail üzenetekre
- 1.10 Mi a távolléti üzenet ?
- 1.11 Hiányzó üzenetek modellek
- 1.11.1 A távolléti üzenetek modelljei nyaraláshoz/ünnepekhez
- 1.11.2 Üzenetmodell betegszabadsághoz
- 1.11.3 Késő válaszmodellek
- 1.11.4 A távollét modellje ünnepnapokra
- 1.11.5 Belső válaszmodell távollét esetén
- 1.11.6 A távolléti üzenet modellje szülési szabadság esetén
- 1.11.7 A távolléti üzenetek modelljei a kilátások és a tartalom promóciójának előállításához
- 1.12 Hogyan konfigurálhatunk egy automatikus választ az Outlook -ban és a Gmailben?
Válassza ki a lehetőséget Aktivált automatikus válasz És adja meg az üzenet aktiválásának kezdő dátumát. Ellenőrzéssel Utolsó nap, Az automatikus válasz automatikusan kikapcsolja a kiválasztott dátumot. Írja be a távollét hiányát az erre a célra biztosított dobozba. Vegye figyelembe, hogy a Gmail számos lehetőséget kínál a szöveg kialakításához.
Írjon e-mailt a távollétről, mielőtt távozik nyaralni
Irodája rendezett, sürgős fájljaid göndör, valamint a bőröndd. Éppen nyaralni fogsz, és minden kollégád tisztában van. De gondolt már arra, hogy figyelmeztette más alkalmazottakat, ügyfeleit és partnereit ?
Mielőtt hosszú hetekig távozik, és a félreértések és a lehetséges vészhelyzetek előrejelzése érdekében erősen javasoljuk, hogy aktiválja a postafiók automatikus üzenetrögzítőjét (vagy A távollétkezelőt). A professzionalizmus valódi márkája, ezt a formalitást nem szabad figyelmen kívül hagyni.
De hogyan kell csinálni ? Mi az eljárás a távolléti e -mail programozásához ? Elmagyarázzuk, hogyan lehet ezt a lépést megtenni a Gmail, az Outlook és a Windows 10 -en.
Készítsen egyértelmű üzenetet
A távollét üzenetének tömörnek és korlátozottnak kell lennie. A cél egyértelmű: megakadályozza a távollétét, és jelezze a visszatérés dátumát. Ha túl hosszú vagy, az üzenet elveszíti hatékonyságát, és ezért nincs érdeke. Bizonyos esetekben felajánlhatjuk a kolléga elérhetőségét is, hogy vészhelyzetben vegye fel a kapcsolatot. Azonban az e -mailt részesítse előnyben a telefonszámhoz: Az érintett személy kevésbé lesz zavart. Természetesen kerülni kell a helyesírási hibákat.
Példa az üzenetekre
Kétnyelvű változat
Ha nemzetközi szinten dolgozik, akkor minden érdeklődésed az üzenet lefordított verziójának felajánlása iránt.
Merci Pour Votre e -mail.
A [dátumig] a [dátumig] nem vagyok hivatalban, és nem tudok hozzáférni az e-maileimhez.
A lehető leghamarabb visszatérek hozzád.
Vészhelyzet esetén kérjük, vegye fel a kapcsolatot a [xxxx] e -mailben [[email protected]].
A személyes érintés
Tiszta és tömör lenni nem azt jelenti, hogy vagy hagyományos vagy. A tevékenységi szektorától és a funkciójától függően, és különösen, ha az ügyfelekkel foglalkozik, akkor a kreativitás és a könnyedség kártyáját lejátszhatja, ha bólintja a termékeit: ” Távollétemben ne habozzon, vessen egy pillantást a Hellowork, a HelloworkLace és a BDM webhelyeinkre. Ezután cserélhetünk, amikor visszatérek. »»
Buktató
Semmilyen esetben ne hagyja a telefonszámát. Még akkor is, ha nem vagy a nyaralás utáni leválasztás követője, és hogy időről időre konzultáljon szakmai e -mailjeivel, a tudósítóinak meg kell értenie, hogy nem kell várniuk az ünnepek visszatérését.
Hogyan lehet aktiválni az üzenetet ?
Automatikus e -mail a Gmail -en
Az automatikus válaszfüggvény aktiválásához kattintson a jobb felső sarokban lévő bevágott kerékre, és válassza ki Lásd az összes p -tarmeterek. A bal felső sarokban, az Általános lapon lépjen közvetlenül a szakaszhoz autómatikus válasz (A szakasz utolsó szakasza).
Válassza ki a lehetőséget Aktivált automatikus válasz És adja meg az üzenet aktiválásának kezdő dátumát. Ellenőrzéssel Utolsó nap, Az automatikus válasz automatikusan kikapcsolja a kiválasztott dátumot. Írja be a távollét hiányát az erre a célra biztosított dobozba. Vegye figyelembe, hogy a Gmail számos lehetőséget kínál a szöveg kialakításához.
Ha csak a Gmail címkönyvében szereplő tudósítókat szeretné figyelmeztetni, jelölje be a mezőt Küldjön választ csak a kapcsolattartóimban szereplő embereknek. Ezután ellenőrzéssel érvényesítse Mentse el a változásokat az oldal alján. Ha még nem jelentette be a dobozt Utolsó nap, Az automatikus üzenetrögzítő deaktiválásához egyszerűen térjen vissza a fülre, és válassza ki az opciót Automatikus válasz letiltva.
Automatikus e -mail az Outlook -on
Mindenekelőtt ellenőrizze, hogy van -e csere fiókja. Ehhez egyszerűen nyissa meg az Outlook -ot, és ellenőrizze, hogy az üzenet “Csatlakozik a Microsoft Exchange -hez” Megjelenik az állami bárban.
Az automatikus válaszfüggvény aktiválásához kattintson a fülre Irat, Ezután kattintson a gombra Automatikus válaszok. Megnyílik egy párbeszédpanel, és csak ellenőriznie kell Küldjön automatikus válaszokat. A lehetőségek Kezdési idő És Idő vége Lehetővé teszi, hogy randevúzza az automatikus üzenetét aKüldjön csak ebben az időben.
Ezután írja be az üzenetét a fülbe A szervezetemen belül, Vagy A szervezetemen kívül Az automatikus választ el szeretné küldeni a kapcsolattartóktól függően. Érvényesítse az OK gombra kattintással.
Automatikus e -mail a Windows 10 -en
Ban ben Levél, Kattintson a bal alsó oldalra a bevágott kerék ikonján. A lapon Beállítások Ami a jobb oldalon van, kattintson a gombra Automatikus válaszok. Ha több fiók van konfigurálva az alkalmazásban, válassza ki az érdeklődésre számot tartó fiókot a legördülő listában. Ezután adja át a pozíciós kurzort Tiltva van Aktív. Írja be a távollét hiányát az erre a célra biztosított dobozba.
Az opció ellenőrzésével Küldjön válaszokat csak a kapcsolattartóimra, Kerülje az automatikus üzenet elküldését a diffúziós listákba. Amikor visszatér a nyaralásból, a távolsági e -mail kikapcsolásához, ne felejtse el újra ugyanazt a manipulációt újra.
Fotó kreditek: Suteren Studio/Stock.vályogtégla.com
- Ossza meg a cikket
Minden, ami a franciaországi foglalkoztatásról: Tanácsadás, szakmai élet, vállalatok, amelyek feliratkozásra kattintva toboroznak, elfogadják a CGU -t és az adatvédelmi politikánkat, amely leírja a személyes adatfeldolgozás célját.
További hírek a pro life -ról
- Life Pro szülési szabadság: Hogyan lehet kiszámítani a kezdési dátumot, és mikor kell megakadályozni a munkáltatót ?
- A szakmai életet el lehet utasítani, ha túl gyakran betegszabadságomban vagyok ?
- Pro CPF élet: A munkavállalók 2024 -ben nem lesznek felelősek a fizetésért
- Pro Life 5 Jó okok a készségek értékelésére (még átalakítás nélkül is)
Minden állásajánlat
- Munkahelyi ajánlatok üzlet szerint
- Munkahelyi ajánlatok városonként
- Munkahelyi ajánlatok társaságonként
- Munkahelyi ajánlatok kulcsszavak szerint
- Kik vagyunk mi ?
- Toborozunk
- Vevői hozzáférés
13 modell és példa a távolléti e -mail üzenetekre
A LifeWire szerint a szakemberek 62,86 % -a inkább az e -maileket használja a kommunikációhoz szakmai célokra. Ha ehhez hozzátesszük azt a tényt, hogy az ügyvezető igazgató napi átlagosan 40 szakmai e -mailt küld, akkor egyértelműen úgy tűnik, hogy az e -mail továbbra is a fő kommunikációs módszer, amelyet minden típusú vállalatnál használnak.
A munkavállalók azonban nem mindig lehetséges, hogy gyorsan reagáljanak az összes kapott e -mailre. Nyaralásra mennek, betegek lehetnek, vagy más kötelezettségvállalásokkal rendelkeznek, amelyek megakadályozzák őket abban, hogy válaszoljanak az e -mailekre. Ha nem tud válaszolni az e -mailekre, fontos, hogy beállítson egy “Az irodából való távolléti üzenetet” (OOO, Off Office).
Mi a távolléti üzenet ?
A távolsági üzenet egy automatizált válasz, amely azt mondja a feladónak, hogy nem a munkaállomáson vagy. Ez azt jelenti, hogy a szokásos módon nem olvassa el és nem válaszol az e -mailekre. Arra használják, hogy tájékoztassa a feladót a következő fontos tényekről:
1. Az a minta, amelyre nem áll rendelkezésre
A leggyakoribb minták a következők:
- Éves/ünnepi szabadság
- Betegség
- Out -OF -SITE edzés
- Professzionális események (P. volt. Szalonok vagy konferenciák)
- Egy másik helyről dolgozol
2. Amikor a feladó remélhet egy választ
A realisztikus válaszidő biztosítása elengedhetetlen a feladó elvárásainak megállapításához. Ha két hétig nem konzultál az e -mailekkel, akkor fontos, hogy meghatározza azt. Másrészt, ha pontosan konzultál az e-mailekkel, mondja el a feladónak, hogy a válasza több időt vesz igénybe, mint általában.
3. A távollét és a visszatérési dátum időtartama
Általános szabály, hogy ez egy konkrét dátum. Ez azonban nem mindig lehetséges, főleg ha betegszabadságon van. Ha lehetséges, adja meg távollétének kezdési dátumát.
4. Hogy
Előfordul, hogy sürgős az e -mailben történő információkérés, ezért mindig meg kell jelölnie egy kolléga elérhetőségi adatait, amelyek valószínűleg segítenek az Ön távollétében. Ügyeljen azonban arra, hogy kollégáját előre tájékoztassák -e.
További emlékezet
A távollét üzenetének profi, de szívélyesnek kell lennie. Azt is jelezheti, hogy az e -mailt más kollégák átadják -e vagy konzultálnak -e. Az is bölcs dolog újraolvasni az üzenet szövegét, mert a gépelési hibák hasonlóak a professzionalizmus hiányához.
Másrészt, hogy igazán hatékonyak legyenek, az automatizált e-mail válasznak mindig professzionális nyelvet kell használnia . Fontos megjegyezni, hogy mindazok, akik e -mailt küldenek neked, látni fogják. Vicceknek, a helytelen vagy furcsa megjegyzéseknek nem kell lennie.
Azt is javasoljuk, hogy vegye be a vállalati e -mail aláírást a távolléti üzenetbe. Ez lehetővé teszi a márka bemutatását, jelölését az elérhetőségeihez, professzionálisabb megjelenést biztosít, és végül kiemeli a marketing tartalmat.
Hiányzó üzenetek modellek
Az alábbi modellek különféle körülmények között használhatók. Csak igazítsa őket az Ön egyedi igényeihez.
A távolléti üzenetek modelljei nyaraláshoz/ünnepekhez
Ez a leggyakoribb példa az irodából való távolléti hivatalra, és ez gyakran az utolsó dolog, amit a nyaralás előtt csinálunk. Nem kell olyan részleteket tartalmaznia, mint például hova, és ha külföldre megy. A legfontosabb pont az, hogy ebben az időszakban nem válaszol az e -mailekre:
Köszönöm az üzenetét.
Jelenleg hiányzik a szabadságról. Visszajövök a [dátumhoz], és távollétem alatt nem fogok hozzáférni az e -maileimhez.
Ha az üzenet sürgős, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a következő címre vagy telefonszámra: [e-mail cím/telefonszám], amely segíthet Önnek. Ellenkező esetben a lehető leghamarabb válaszolok neked, amint visszatérek.
Jelenleg nyaralok, és nincs hozzáférésem az e -maileimhez. Visszajövök az irodába [dátumon].
Hiányomban kérjük, vegye fel a kapcsolatot a [név] címen a következő címen: [e-mail cím] Ha az e-mailt azonnal meg kell kezelni.
Üzenetmodell betegszabadsághoz
Nem szükséges túl sok részletet adni a feladónak, de fontos meghatározni, hogy nem lesz elérhető. Ha ez egy hosszú távú betegség, akkor előfordulhat, hogy nem tudja meghatározni a visszatérési dátumot.
Ebben az esetben feltétlenül adja meg annak a személynek a pontos elérhetőségeit, akik távollétében veszik át:
Jelenleg betegszabadságon vagyok, és nem tudok válaszolni az e -mailekre.
Az irodába való visszatérésem [becsült dátum] tervezve van.
Kérjük, vegye fel a kapcsolatot a következő címre és a telefonszámra [e-mail cím és telefonszám], amely szívesen segít Önnek távollétemben.
Késő válaszmodellek
Ha dolgozik, ha nem tud könnyen válaszolni az e -mailekre, akkor egyértelműen jelzi, hogy hiánya hiányában van. Ez segít meghatározni a feladó elvárásait a válasz szempontjából:
Köszönöm az üzenetét.
Jelenleg hiányzik az [ok] miatt. Visszajövök az irodába [dátumon]. Időről időre konzultálok az e -mailjeimmel, de valószínűleg nem tudok azonnal válaszolni rád.
Ha az üzenet sürgős, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a [College/Manager], [Kapcsolattartó nevem] címemmel a következő címen vagy telefonszámon: [e-mail cím/telefonszám], amely mérésben van, hogy segítsen Önnek. Ellenkező esetben válaszolok az e -mailedre, amikor visszatérek.
Köszönöm az e -mailt.
Jelenleg részt veszek egy [rendezvény] vásáron [helyen], a [dátum] -tól a [dátumig]. Korlátozott hozzáférésem lesz az e -maileimhez, ami azt jelenti, hogy egy ideig nem tudok válaszolni neked.
Ha sürgősen kapcsolatba kell lépnie velem, kérjük, hívjon a következő telefonszámra: [Telefonszám].
Köszönöm az e -mailt.
Jelenleg mozgásban vagyok, hogy részt vehessek a [helyen] a [Place] -ben lévő [nevében]. Amint megvan a lehetőségem, válaszolok az e -mailekre, de valószínű, hogy a válaszom egy kis időbe telik.
Ha elmegy a [az esemény nevére], akkor ne habozzon megállni az n ° standon [állványszám], és közvetlenül megbeszélhetjük.
A távollét modellje ünnepnapokra
Ha vállalkozása az állami ünnepek miatt bezárt, a legtöbb kollégád, vagy akár mindenki nem fog működni. Ezért az irodából való távolléti üzenetnek meg kell jelölnie a feladónak, hogy nem számíthatnak válaszra a vállalkozás újbóli megnyitása előtt.
Javasoljuk, hogy a válaszában ne ragaszkodjon túl sokat az ünnepnapon, mert nem minden feladó ünnepli azt, mivel boldog karácsonyt vagy Joyeuses húsvétot kíván:
Köszönöm az e -mailt.
Irodáink jelenleg bezártak [ünnepek] miatt. Visszajövünk a [dátum] -ra.
A lehető leghamarabb válaszolok neked, amint visszatérek.
Belső válaszmodell távollét esetén
A belső válasz kissé informálisabb nyelvet használhat, de nem szabad túl nyugodtnak lennie. Ne feledje, hogy minden alkalmazott, beleértve a menedzsment tagokat is, láthatja ezt az automatikus választ, ha e -mailt küld Önnek:
Jelenleg [ünnepnapokon/éves szabadságon] vagyok, de visszatérek a [dátumhoz].
Ha segítségre van szüksége, kérjük, küldje el e -mailjeit közvetlenül a [név] -re, amely gondoskodik az én/én/munkaterhelésem/fogadó dobozomról.
Vészhelyzetben üzenetet küldhet nekem a következő telefonszámra: [Telefon].
A távolléti üzenet modellje szülési szabadság esetén
A szülési szabadság és a szülői szabadság szedése gyakran hosszabb távollétet igényel, mint a szokásos éves szabadság. Azonban az automatikus válaszban használt üzenetek hasonlóak lesznek:
Köszönöm az e -mailt. A [szülési/apasági/szülői] irodából hiányzik a [dátum]. Az irodába való visszatérésem a [dátum] tervezését tervezik.
Ebben az időszakban nem fogok konzultálni az e -maileimmel.
Hiányomban kérjük, vegye fel a kapcsolatot a következő címen vagy telefonszámon: [e-mail cím/telefonszám], amely segíthet Önnek.
A távolléti üzenetek modelljei a kilátások és a tartalom promóciójának előállításához
Mint az e -mail aláírások, a hiányzó üzenetek felhasználhatók a kilátások generálására és az új tartalom előmozdítására. Könnyedén hozzáadhat egy vagy két mondatot egy konkrét intézkedés felhívásával, például egy linkre egy ingyenes próbaverzióhoz, meghíváshoz, hogy regisztráljon egy demonstrációra vagy egy új elektronikus könyv vagy egy fehér könyv előmozdítására ::
Részt veszek a [esemény] -ben/a [dátumtól] a [dátumig]. Ezért nem leszek képes azonnal válaszolni rád.
Ha üzenete sürgős, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a csapatunkkal [osztály/szolgáltatás] a következő címre: [e-mail cím], amely segíthet Önnek.
Ha kipróbálni szeretné új/új [terméket], látogasson el weboldalunkra, és regisztráljon egy ingyenes próbaverzióra [link az ingyenes próba URL -jéhez].
Köszönöm az üzenetét.
Jelenleg hiányzik a szabadságról. Visszajövök a [dátumhoz], és távollétem alatt nem fogok hozzáférni az e -maileimhez.
Ha az üzenet sürgős, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a következő címre vagy telefonszámra: [e-mail cím/telefonszám], amely örömmel segít Önnek. Az összes többi e -mailemre válaszolok, amikor visszatérek.
Ön azonban konzultált a fehér könyvünkkel ? Számos hasznos információt kínál [a fehér könyv témájának jelzéséről]. Itt férhet hozzá: [Link a fehér papír URL -jéhez].
Hogyan konfigurálhatunk egy automatikus választ az Outlook -ban és a Gmailben?
Kilátások
1. Válasszon Irat > Automatikus válaszok (távollét, irodán kívül) .
2. Kattintson Küldjön automatikus válaszokat.
2. Kattintson az Automatikus válaszok elemre.
3. Válassza ki a Dates Beach -t, amely alatt a távolléti üzenetet el kell küldeni, és jelezze, hogy különféle verziókat szeretne küldeni a belső kollégáinak és a vállalkozáson kívüli embereknek.
4. Kattintson rendben A beállítások mentéséhez.
Gmail
1. Válasszon Beállítások > Lásd az összes paramétert.
2. Az Általános lapon görgessen addig, amíg autómatikus válasz.
3. Válasszon Aktivált automatikus válasz.
4. Miután az üzenete megírta, eldöntheti a dátumokat, amelyekre tovább szeretné sugározni, és az embereket, akiket el akar küldeni.
5. Kattintson Változtatások mentése.